Wird die Telefonie mit dem PMS verbunden, gleicht eine Software jede eingehende Rufnummer mit den Kontakten und Buchungen in deiner Hotelsoftware ab. Die Rezeption sieht dann schon beim Klingeln Name, Zimmer und Reservierung. Mit trakklab.hello brauchst du dafür weder eine neue Telefonanlage noch ein neues PMS.
Inhalt dieses Beitrags
Was „verbinden“ eigentlich bedeutet
Telefonanlage und PMS sind in vielen Hotels zwei getrennte Welten. Die Anlage kennt Nummern und Leitungen, das PMS kennt Gäste, Zimmer und Aufenthalte. Eine Verbindung bringt beides zusammen.
Technisch läuft das ungefähr so: Kommt ein Anruf rein, sucht die Software in der Hotelsoftware nach einem Kontakt oder einer Buchung mit dieser Nummer. Das Ergebnis erscheint am Bildschirm der Rezeption, während das Telefon noch klingelt. Gibt es keinen Treffer, ruft wahrscheinlich ein neuer Gast an, und auch das ist eine nützliche Information.
Was die Rezeption davon hat
Der offensichtliche Vorteil: Du kannst den Gast mit Namen begrüßen. Klingt nach einer Kleinigkeit, verändert aber den Ton des ganzen Gesprächs.
Mindestens genauso wichtig ist der Kontext. Reist der Gast heute an? Wohnt er gerade im Haus? Hat er letzte Woche schon wegen eines Allergiker-Kissens angerufen? Wenn das alles beim Klingeln sichtbar ist, muss niemand sein Anliegen zweimal erzählen, auch nicht nach dem Schichtwechsel.
- Name, Zimmer und Reservierung beim Klingeln
- ob der Gast heute anreist, im Haus wohnt oder abreist
- frühere Anrufe mit Notiz und Thema
- Anfragen, Angebote und Aufenthalte aus der Hotelsoftware
Sobald es klingelt, gleicht trakklab.hello die Rufnummer mit deiner Hotelsoftware ab. Die Call Card baut sich auf, während das Telefon noch läutet. In der Gasthistorie stehen frühere Anrufe mit Notiz, Anfragen, Angebote, Reservierungen und Aufenthalte, und unter „Gäste im Haus“ siehst du, wer heute kommt, wer da ist und wer geht.
Brauche ich dafür eine neue Telefonanlage?
Bei trakklab.hello ist die Antwort Nein. Die Software dockt an dein bestehendes PMS und deine Telefonanlage an und arbeitet im Hintergrund. Dein Team telefoniert weiter wie gewohnt, mit denselben Telefonen und derselben Nummer.
Damit Anrufe sauber ankommen, arbeiten wir mit Partnern aus Telefonie und Technik zusammen, etwa mit innovaphone und p++ Datentechnik.
Mit welcher Hotelsoftware das funktioniert
trakklab.hello ist aktuell mit diesen Systemen verbunden:
Dein System ist nicht dabei? Wir prüfen die Anbindung kostenlos und sagen dir ehrlich, ob und wie es geht.
So läuft die Einführung ab
In der Regel bist du nach 2 bis 4 Wochen startklar, ohne komplizierte Umstellung im Team. Damit es zügig geht, hilft es, vorab ein paar Dinge zu klären:
- Welche Hotelsoftware nutzt ihr?
- Welche Telefonanlage steht im Haus, und wer betreut sie?
- Welche Bereiche nehmen Anrufe an, zum Beispiel Rezeption, Reservierung und Spa?
- Wie viele Anrufe kommen ungefähr gleichzeitig rein?
- Teilen sich mehrere Leute einen Arbeitsplatz an der Rezeption?
Aus den Antworten ergibt sich, welche Wahlmodule für dich Sinn ergeben, etwa wie viele Vermittlungen und parallele Anrufe du brauchst. Für geteilte Arbeitsplätze gibt es Free Seating: Jeder meldet sich mit Name und PIN an, ganz ohne Passwort.
Häufige Fragen
trakklab.hello ist unter anderem mit MEWS, ASA, protel, WINHOTEL, Casablanca und weiteren Systemen verbunden. Ist deins nicht dabei, prüfen wir die Anbindung kostenlos.
Nein. trakklab.hello dockt an dein bestehendes PMS und deine Telefonanlage an und arbeitet im Hintergrund. Dein Team telefoniert weiter wie gewohnt.
In der Regel in 2 bis 4 Wochen und ohne komplizierte Umstellung im Team. Den genauen Ablauf besprechen wir in der Demo mit dir.